Informationen nach Art. 13 DSGVO für den KI-Assistenten „Vera“ (ki.digitalpro-software.de)
Gärtner Holding GmbH, Balthasar-Neumann-Str. 21, 67246 Dirmstein, vertreten durch den Geschäftsführer Maximilian Gärtner. E-Mail: info@digitalpro-software.de, Tel. 030 439 792 0926.
Der KI-Assistent läuft vollständig auf einem von uns betriebenen Server in einem Rechenzentrum in Deutschland (IONOS SE). Das Sprachmodell wird lokal auf diesem Server ausgeführt. Ihre Eingaben und Dokumente werden nicht an externe KI-Anbieter (z. B. OpenAI, Google, Anthropic) übermittelt und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Inhalte von Chats und Uploads werden nicht in Server-Protokollen gespeichert.
Was davon müssen Sie angeben? Erforderlich sind allein Name, E-Mail-Adresse und Passwort – ohne sie können wir keinen Zugang einrichten und den Vertrag nicht erfüllen. Alles Weitere entscheiden Sie: ob Sie Dokumente hochladen, einen Wissensspeicher anlegen oder diktieren. Unterbleiben diese Angaben, steht lediglich die jeweilige Funktion nicht zur Verfügung; Ihr Zugang bleibt davon unberührt.
Damit der Assistent aktuelle Fragen beantworten kann, ruft der Server bei Bedarf öffentliche Quellen ab: Wetterdaten (open-meteo, EU), aktuelle Nachrichten (Tagesschau-RSS) sowie Internet-Suchergebnisse. Für die Websuche nutzen wir die Schnittstelle der Suchmaschine Brave Search (Brave Software, Inc., 512 2nd Street, Floor 2, San Francisco, CA 94107, USA).
Dabei wird ausschließlich der für die Beantwortung benötigte Suchbegriff übermittelt – nicht Ihr Name, nicht Ihre E-Mail-Adresse, nicht Ihre Kontodaten und nicht der übrige Gesprächsverlauf. Die Anfrage erfolgt durch unseren Server; Ihre IP-Adresse wird dabei nicht an die Suchmaschine übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Erbringung der vereinbarten Leistung bzw. unser berechtigtes Interesse an aktuellen, belegbaren Antworten).
Hinweis zur Datenübermittlung in die USA: Brave Software, Inc. hat ihren Sitz in den USA. Bei der Übermittlung von Suchbegriffen in ein Drittland besteht das Risiko, dass Behörden dort unter erleichterten Voraussetzungen auf Daten zugreifen und Ihnen dagegen kein mit der EU vergleichbarer Rechtsschutz zur Verfügung steht. Übermittelt werden ausschließlich die Suchbegriffe selbst.
Die Übermittlung stützt sich auf Art. 49 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO: Sie ist erforderlich, um die von Ihnen abgerufene Leistung – eine Antwort mit aktuellen, belegbaren Quellen – zu erbringen. Ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für den Empfänger wird von uns nicht in Anspruch genommen, und wir haben mit Brave Software, Inc. keine Standardvertragsklauseln geschlossen. Wenn Sie das nicht möchten, schalten wir die Websuche für Ihr Konto oder Ihr Unternehmen ab – eine formlose Nachricht genügt.
Bitte geben Sie in Suchanfragen deshalb keine unnötigen personenbezogenen oder sensiblen Angaben ein. Wenn Sie keine Websuche wünschen, teilen Sie uns das mit – wir können sie für Ihr Konto oder Ihr Unternehmen abschalten; der Assistent antwortet dann ausschließlich aus Ihren eigenen Unterlagen und seinem Grundwissen.
Sie können Ihre Frage diktieren statt zu tippen und sich Antworten vorlesen lassen. Beides läuft vollständig auf unserem Server:
Beide Funktionen nutzen keine Dienste Dritter. Es findet keine Sprecher-Erkennung, keine biometrische Auswertung und keine Stimmanalyse statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erbringung der vereinbarten Leistung). Wenn Sie das Mikrofon nicht verwenden möchten, benutzen Sie einfach das Eingabefeld – die Freigabe des Mikrofons fragt Ihr Browser ohnehin gesondert ab.
Von Ihnen hochgeladene Dokumente und Bilder werden ausschließlich lokal auf unserem Server ausgewertet (z. B. Zusammenfassung, Bildbeschreibung), nicht an externe Anbieter übermittelt und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt; die Ausgaben des Assistenten sind Hilfsmittel und werden von Ihnen eigenverantwortlich geprüft.
Das Hosting erfolgt bei der IONOS SE (Rechenzentrum Deutschland) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Mit Ausnahme der in Abschnitt 5 beschriebenen Übermittlung von Suchbegriffen an Brave Search (USA) findet durch den Assistenten keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU/des EWR statt.
Zur Datenminimierung werden Chats und hochgeladene Dateien automatisch gelöscht, sobald sie älter als 90 Tage sind – ausgenommen Schulungsdaten, für die Abschnitt 11 gilt. Darüber hinaus können Sie jederzeit selbst tätig werden: über Meine Daten in der linken Leiste laden Sie alle zu Ihrem Konto gespeicherten Daten herunter, löschen alle Unterhaltungen auf einmal oder löschen Ihr Konto vollständig. Einzelne Unterhaltungen und Dateien entfernen Sie direkt in der Liste. Ihren dauerhaften Wissensspeicher behalten Sie, bis Sie ihn löschen. Zugangsdaten werden gelöscht, wenn Ihr Konto aufgelöst wird. Löschen Sie Ihr Konto selbst, bleibt bei uns ein Vermerk darüber zurück – Name, E-Mail-Adresse, Tarif und Zeitpunkt. Er ist nötig, um die Abrechnung zu beenden und den Vorgang zu belegen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO), enthält aber keine Inhalte und wird nach zwei Jahren gelöscht. Datensicherungen werden rollierend nach spätestens 14 Tagen überschrieben; Server-Protokolle werden nach kurzer Zeit gelöscht.
Verarbeiten Sie als geschäftlicher Kunde über den Assistenten personenbezogene Daten Dritter (z. B. durch Hochladen von Dokumenten mit Personendaten), sind Sie hierfür datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Wir schließen mit Ihnen auf Wunsch einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Geschäftliche Kunden können mit Vera Schulungen erstellen und Teilnehmer per Link dazu einladen. Wenn Sie als Teilnehmer hierher gelangt sind, gilt für Sie Folgendes:
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich hierzu an info@digitalpro-software.de.
Auskunft (Art. 15) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) können Sie ohne Umweg selbst wahrnehmen: Meine Daten → Alles herunterladen gibt Ihnen sämtliche zu Ihrem Konto gespeicherten Daten in einer maschinenlesbaren Datei. Die Löschung (Art. 17) können Sie dort ebenfalls selbst auslösen.
Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO. Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – sicherer Betrieb und Abwehr von Missbrauch), können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Eine formlose E-Mail an info@digitalpro-software.de genügt. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.
Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz (www.datenschutz.rlp.de).
Es werden nur technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicher zur Anmeldung und Sitzungsverwaltung genutzt. Ein Tracking oder eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.